TopFact (pro effectus gmbh)
Veröffentlichungen honorarfrei. Mit einem Beleg erleichtern Sie uns die Arbeit!
DMS in der ANWENDUNG
TopFact/D&W Unternehmensgruppe:
Papierlose Post - Mehr Effizienz
Parchim/Zachow/Bad Endorf – Fünf Einzelunternehmen, zwei Standorte, eine Gruppe: D&W Sondermaschinen- und Vorrichtungsbau mit Sitz in Parchim (Mecklenburg-Vorpommern) und Zachow (Brandenburg) verfügt über ein Leistungsspektrum, das von mechanischer Beaarbeitung bis zum industriellen Anlagenbau reicht. Trotz der komplexen administrativen Abläufe ist es dank des Datenmanagement-Systems TopFact (pro effectus, Bad Endorf) gelungen, die Eingangspost der fünf wirtschaftlich selbstständigen D&W-Unternehmen einheitlich zu organisieren. Ende des Jahres beginnt für die Unternehmensgruppe, die rund 25 Mio. Euro (2008) umsetzt, ein neues Zeitalter für die Geschäftspost: Mit der elektronischen Erfassung hat das Papier in vielen Bereichen ausgedient.
Ein System für fünf Betriebe
„Das neue Datenmanagement-System hat mich vollständig überzeugt“, zieht Martina Wulf, als geschäftsführende Gesellschafterin für die kaufmännische Leitung der Unternehmensgruppe zuständig, Bilanz nach gut einem Monat Einarbeitung. Die erste Phase haben die D&W- Firmen, die Maschinenbauteile, Schweißbaugruppen mit mechanischer Bearbeitung, Ausrüstungen und Anlagen aus Stahl, Bühnen und Gestelle, Nutzfahrzeuge und feuerfeste Produkte für verschiedene Industriezweige herstellen und vertreiben, erfolgreich abgeschlossen. Nach der Abgleichung der Betriebsabläufe ist TopFact nun in allen fünf Betrieben im Einsatz. Alle 40 PC-Arbeitsplätze wurden von Papier auf digitalisierte Geschäftspost und digitale Geschäftsbelege umgestellt. Zurzeit erfolgt in einem nächsten Schritt die elektronische Archivierung aller E-Mails. Die Digitalisierung von CAD-Zeichnungen, Pläne, Ausschreibungsunterlagen soll danach als weiterer Projektschritt erfolgen.
Vorteile überzeugten Skeptiker
Die Bereitschaft der Mitarbeiter, die Veränderungen mit zu gehen, war nach Informationen von Klaus David, als geschäftsführender Gesellschafter zuständig für die technische Leitung der Unternehmensgruppe, groß. Schließlich ist der Wunsch nach schnellerer Verfügbarkeit der Dokumente und Abbau des Papieraufkommens schon länger vorhanden. Es gab auch „Beharrungskräfte“: „Ganz ohne Papier kann die Datenarchivierung nicht funktionieren“, kam von den Skeptikern. Dennoch: Die Vorteile des Systems, auf das D & W über die Empfehlung eines anderen Softwarehauses aufmerksam wurde, überzeugten schnell. Schließlich gehören Suchen von Unterlagen, lange Wege ins Archiv und Aktenstöße auf dem Schreibtisch der Vergangenheit an.
Kürzere Wege – höhere Transparenz
Statt der Akten steht jetzt auf vielen Schreibtischen ein zweiter Bild-schirm: er zeigt die digitalen Dokumente an. Durch die Einbindung in das vorhandene Warenwirtschaftssystem spannt TopFact eine Brücke zwischen Dokumentenmanagement sowie Handels- und Produktions-abläufen. „Das System hilft uns als mittelständischem Betrieb, Verwaltung und Ablauforganisation noch schlanker zu machen“, ist Martina Wulf überzeugt. Die Software verbessere Effizienz und Transparenz innerhalb der Betriebe. „TopFact trägt entscheidend dazu bei, dass wir unsere Wettbewerbsposition verbessern können“, ist die Geschäftsführung angesichts der effizienten und transparenten Abläufe in der Ver-waltung überzeugt.
Zum Unternehmen pro effectus GmbH
Das digitale Dokumenten-Management-System TopFact ist eine Entwicklung des oberbayerischen Softwarehauses pro effectus mit Sitz in Bad Endorf, Chiemsee. Der Dienstleister versteht sich als Unternehmensbegleiter für alle Fragen der digitalen Belegbearbeitung. Als Komplettanbieter berät pro effectus unter Leitung von Geschäftsführer Detlev Eberhardt Auftraggeber zu allen Fragen der digitalen Dokumentenverwaltung, setzt die individuellen Unternehmensziele in realisierbare technische Abläufe mit hoher Transparenz und Akzeptanz bei den Anwendern um. Das spezifische Know-how, das hinter TopFact steckt, bringen zehn qualifizierte Mitarbeiter ein: Sie kommen fast ausschließlich aus dem digitalen Archivumfeld und verfügen über jahrelange Erfahrung in der Vereinfachung und Standardisierung vielschichtiger Ver-waltungsprozesse. Auf die Leistungen von TopFact vertrauen bundesweit mittlerweile über 100 Firmen aus 35 verschiedenen Branchen – vom Handwerksbetrieb bis zum Mittelständler, von Freiberuflern bis zu Kommunen, von der Industrie bis zum Dienstleistungssektor. Installation und Vertrieb der Software erfolgt über Vertriebspartner.
Weitere Informationen:
pro effectus GmbH, Traunsteiner Straße 9, 83093 Bad Endorf
Tel: 08053-7959-19, Fax: 08053-7959-20
E-Mail: info@topfact.de, www.topfact.de
Presseagentur Dieterle + Partner, Agentur für Presse und Kommunikation Dagmar Dieterle
Postadresse: Postfach 1117, 83065 Stephanskirchen
Hausadresse: An der Burgermühle 4, 83022 Rosenheim
Tel. 0 80 31/88 737 99, Fax 0 80 31/88 737 97
E-Mail: topfact@presseservice.net
Ein Beleg erleichtert unsere Arbeit. Vielen Dank! Mai 09
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Martina Wulf, geschäftsführende Gesellschafterin für die kaufmännische Leitung der D&W Unternehmensgruppe
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TopFact/Dieterle & Partner
Damit die Ordnung mitwächst
Workshop über moderne Büroorganisation
Stephanskirchen – Ein wichtiges Dokument ist nicht mehr auffindbar. Der Vertrag mit der zu überprüfenden Klausel hat sich scheinbar in Luft aufgelöst. Im Archiv stapeln sich Aktenberge. Der Schreibtisch ertrinkt in der Papierflut. Chaos im Büro kostet viel wertvolle Zeit und Nerven. Das muss nicht sein: Ein durchdachtes Officemanagement ist möglich, zeigt Detlev Eberhardt, Geschäftsführer des Bad Endorfer Softwarehauses pro effectus, bei seinem Workshop auf Einladung der Kommunikationsagentur Dieterle + Partner aus Stephanskirchen. Am Donnerstag, 5. März, 18 Uhr, stellt der Referent in den Räumen der Agentur Dieterle, Haidenholzstraße 42, Möglichkeiten vor wie Dokumente und Daten effizient verwaltet und mittels moderner Software organisiert werden kann.
„Büromanagement ist Verantwortung“, ist Eberhardt überzeugt. Er weiß, wovon es spricht: In ganz Deutschland gilt er als Ansprechpart-ner, wenn es um effizientes, elektronisches Dokumentenmanagement und -organisation geht. Der Workshop von Detlev Eberhardt richtet sich an Vertreter von Unternehmen, Handwerksbetrieben bis zu Verwaltungen, kurz an alle, die Büroabläufe optimieren und verbessern wollen. Der Workshop im Rahmen der Veranstaltungsreihe „Räume“, die sich auf Einladung der Presseagentur Dieterle + Partner mit Themen rund um Kommunikation beschäftigt, ist kostenlos. Eine Anmeldung zum Vortrag in Stephanskirchen, Haidenholzstraße 42 (Telefon 08036-90 37 0, E-mail: workshop@dieterle-partner.de), ist erwünscht.
Weitere Informationen:
Dieterle + Partner, Agentur für Presse und Kommunikation
Haidenholzstraße 42, 83071 Stephanskirchen
Fon 08036/ 90 37 0, Fax 08036/ 90 37 17
E-Mail: workshop@dieterle-partner.de, www.dieterle-partner.de
Februar 2009
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Detlev Eberhard, Geschäftsführer pro effectus
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P R E S S E B E R I C H T
TopFact/Otto Hermann GmbH:
„Jedes Dokument wird nur einmal in die Hand genommen“
Gebäudetechniker erhöhen Effizienz durch TopFact
Unterhaching/Bad Endorf – Repräsentative Objekte und Hotels in Deutschland, Großbritannien, Italien und der Schweiz ver-trauen auf die Gebäudetechniker der Otto Hermann GmbH aus Unterhaching bei München. Spezialität der Ingenieure: Installation und Betreuung anspruchsvoller, komplexer Haustechniksysteme in sanierten Altbauten. Das Leistungsspektrum des Handwerksbetriebes erfordert die tägliche Bearbeitung großer Datenmengen.
Auftragseingänge, Projektunterlagen, Pläne, Ausschreibungen, Statistiken, Messprotokolle: Um die Organisation der Dokumente transparenter und übersichtlicher zu machen, setzt das Unternehmen seit knapp zwei Jahren auf die DMS-Software TopFact. Die Einführung stellt eine der wichtigsten geschäftlichen Entscheidungen der vergangenen Jahre dar, betonen die Geschäftsführer Stefan Winkler und Patrick Kürzl. „TopFact ist ausgesprochen komfortabel zu bedienen und führt zu großen Einsparungen und Erleichterungen im Betriebsablauf“, lautet ihr Fazit.
Lohnend auch für kleinere Betriebe
Dokumentenmanagementsysteme „leisten“ sich bislang in der Regel größere Unternehmen, die ihre administrativen Abläufe effizienter gestalten wollen – oder schlichtweg Akten aus Platzgründen einsparen müssen. Doch auch kleinere Unternehmen erkennen zunehmend die Chance, die in der Digitalisierung von Dokumenten sowie einer Systematisierung und klaren Strukturierung stecken. „Die Installation eines Dokumentenmanagement-Systems rechnet sich auch für Betriebe im Handwerk“, ist Patrick Kürzl, bei der Otto Hermann GmbH verantwortlich für die kaufmännische Geschäftsführung, überzeugt. Die Investition, die sein Unternehmen für die Einführung von TopFact erbracht hat, hat sich nach eigenen Angaben bereits amortisiert. „Keinen Cent haben wir bisher bereut“, so Kürzl.
Alle Daten – in wenigen Sekunden griffbereit
Pro Jahr werden mit TopFact etwa 40.000 Dokumente bearbeitet. In wenigen Sekunden sind diese und alle weiteren, bereits vorher erfassten und digitalisierten Daten für die 50 Mitarbeiter zugriffsbereit – „für uns als Handwerksbetrieb ein wichtiger Punkt, denn wir müssen bei unserer Arbeit oft auf ältere Vorgänge zurückgreifen oder bei größeren Projekten sowohl Zugriff auf Lieferenten- als auch auf Projektdaten haben“, erläutert Kürzl. Das Leistungsspektrum des Unternehmens, das Heizung, Lüftung, Sanitär sowie Hauselektronikkonzepte, regenerative Energien und Facility Management umfasst, „produziert“ jede Menge Daten. Seit der DMS-Einführung gehört das Suchen nach Plänen, Liefe-rantenadressen, Belegen, Rechnungen, Projektunterlagen, Verträgen und Gesprächsnotizen der Vergangenheit an.
Die etwas andere Vorgehensweise
Dies liegt nach Angaben von Kürzl in erster Linie daran, dass die Software eine etwas andere Vorgehensweise aufweist, „die uns sehr entge-genkommt“. Bei TopFact werden zuerst alle relevanten Begriffe aus dem Unternehmensalltag verschlagwortet. Danach werden mit einem einfachen Barcode-Verfahren die Belege erfasst und eingescannt. „Jeder Beleg ist dadurch eindeutig gekennzeichnet und nummeriert. Die Ablage entfällt komplett“, bringt Kürzl die „enorme Platz-, Zeit- und Arbeitsersparnis“ auf den Punkt. „Wir haben einen zweiten Bildschirm neben jedem Arbeitsplatz in der Verwaltung aufgestellt. Auf diesem werden die Dokumente in A4-Format für die Mitarbeiter sichtbar“. 30 bis 50 Aktenordner oder sieben Meter Fläche spart der Betrieb pro Jahr durch die Digitalisierung ein. Die per Barcode nummerierten Pa-pierbelege landen zur Aufbewahrung in einfachen Kartons. Werden einzelne Dokumente im Original gesucht, sind sie anhand des Barco-des schnell gefunden.
Reibungslose Einführung
Die Einführung von TopFact verlief nach Angaben Kürzls reibungslos. „Insgesamt hat die Installation nicht länger als ein bis zwei Tage gedauert – sicherlich auch dank unserer klaren Vorstellungen, was das System für uns leisten muss“, betont Kürzl. Intensive Vorgespräche mit dem Softwarehaus pro effectus hätten im Vorfeld alle relevanten Punkte so weit geklärt, „dass sogar eine Schulung für unsere 15 Mitarbeiter in der Verwaltung nicht mehr notwendig war“. Von einem zentralen Da-tenpool aus werden die elektronischen Dokumente in den Workflow eingespeist und an Projektanten und Arbeitsgruppen verteilt. Jeder Mitarbeiter kann den Status der Bearbeitung eines Vorgangs erkennen. Zeitverzögerungen oder Problemstellen werden schnell sichtbar. Grundsätzlich werden bei dem Handwerksbetrieb alle Dokumente bis auf umfangreiche Ausschreibungsunterlagen erfasst, zugeordnet und archiviert – und damit jederzeit zum Abruf bereitgestellt. „Das heißt für uns: Kein Suchen mehr in den Kellergeschossen und Archiven, kein Rätselraten mehr, wo eine Unterlage abgelegt sein könnte“, so Kürzl. Jede Woche spart das Unternehmen volle acht Arbeitsstunden pro Mitarbeiter ein – Zeit, die für Kernaufgaben des Betriebes zur Verfügung steht.
Zum Unternehmen pro effectus GmbH
Das digitale Dokumenten-Management-System TopFact ist eine Ent-wicklung des oberbayerischen Softwarehauses pro effectus mit Sitz in Bad Endorf, Chiemsee. Der Dienstleister versteht sich als Unternehmensbegleiter für alle Fragen der digitalen Belegbearbeitung. Als Komplettanbieter berät pro effectus unter Leitung von Geschäftsführer Detlev Eberhardt Auftraggeber zu allen Fragen der digitalen Dokumentenverwaltung, setzt die individuellen Unternehmensziele in realisierbare technische Abläufe mit hoher Transparenz und Akzeptanz bei den Anwendern um. Das spezifische Know-how, das hinter TopFact steckt, bringen zehn qualifizierte Mitarbeiter ein: Sie kommen fast ausschließlich aus dem digitalen Archivumfeld und verfügen über jahrelange Erfahrung in der Vereinfachung und Standardisierung vielschichtiger Ver-waltungsprozesse. Auf die Leistungen von TopFact vertrauen bundesweit mittlerweile 100 Anwender aus 35 verschiedenen Branchen – vom Handwerksbetrieb bis zum Mittelständler, von Freiberuflern bis zu Kommunen, von der Industrie bis zum Dienstleistungssektor. Installation und Vertrieb der Software erfolgt über Vertriebspartner.
Weitere Informationen:
pro effectus GmbH, Traunsteiner Straße 9, 83093 Bad Endorf
Tel: 08053-7959-19, Fax: 8053-7959-20
E-Mail: info@topfact.de, www.topfact.de
Presseagentur Dieterle + Partner, Agentur für Presse und Kommunikation Dagmar Dieterle
Haidenholzstraße 42, 83071 Stephanskirchen
Tel. 0 80 36/90 37-0, Fax 0 80 36/90 37-17
E-Mail: topfact@presseservice.net
Ein Beleg erleichtert unsere Arbeit. Vielen Dank! 12.Oktober 2008
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TopFact/Oldenburg Kunststofftechnik:
Dokumentenflut eingedämmt – Effizienz gesteigert
Oldenburg Kunststofftechnik strafft Verwaltung mit Dokumenten-Management-System TopFact
Chieming/Bad Endorf – Die Luftpolsterfolie ist nicht nur eines der gefragtesten Verpackungsmittel. Sie besitzt wegen des Knalleffekts ihrer Bläschen Kultstatus und hat es als Exponat so-gar in das New Yorker Museum of Modern Art geschafft. Einer der führenden Hersteller in Europa ist das Unternehmen Oldenburg Kunststofftechnik GmbH im oberbayerischen Chieming. Jährlich werden dort rund 55 Millionen Quadratmeter Luftpolsterfolien hergestellt. Hochmoderne Fertigungsanlagen garantieren einen 24-stündigen Ausstoß von Folien. Ebenso wichtig wie eine effiziente Produktion ist die zügige Auftragsbearbeitung und -abwicklung. Sie erfolgt bei Oldenburg Kunststofftechnik mit der DMS TopFact des Softwarehauses pro effectus aus Bad En-dorf.
Dynamisches Familienunternehmen
Pro Jahr „umwickelt“ das Familienunternehmen Oldenburg drei Viertel des Umfangs der Erdkugel mit Folien aus Polyethylen (PE). Außerdem werden aus PE-Folien Beutel, Säcke, Schläuche und Zuschnitte herge-stellt sowie weitere konfektionierte Teile. 1.800 LKW-Ladungen gehen an den Verpackungsmittelhandel und einzelne Endkunden in ganz Eu-ropa. Besonderheit des Unternehmens mit einem Jahresumsatz von rund 15 Millionen Euro: Oldenburg Kunststofftechnik ist der einzige Anbieter in Deutschland, der die drei PE-Folienarten – Schaumstoff-, Luftpolster- und Strechfolien – herstellt. Kreativer Kopf des Unternehmens ist der Firmengründer: Dr. Ing. Heinz Oldenburg hat viele der Maschinen selbst entwickelt. Vor 28 Jahren wagte er, aus der sicheren Position eines stellvertretenden Werksleiters bei einem führenden Fo-lienhersteller, den Sprung in die Selbstständigkeit. Heute sind für Oldenburg Kunststofftechnik 72 Mitarbeiter an zwei Standorten in Chieming und Hart tätig.
Bodenständigkeit gepaart mit Innovationskraft
Bei aller Dynamik des Unternehmens zu einem erfolgreichen Mittelständler mit internationalen Geschäftsbeziehungen ist und bleibt Oldenburg Kunststofftechnik ein bodenständiges Familienunternehmen. Trotz hochmoderner Fertigungstechniken bedient es sich bei der Auftragsabwicklung eines auf den ersten Blick konservativ erscheinenden, jedoch sehr effizienten Weges: Nur per Fax eingehende Angebotsanfragen werden bearbeitet und per Fax wieder verschickt. Der Erfolg gibt den zehn Mitarbeitern in der Verwaltung des Unternehmens Recht: „Tote Daten“ sammeln sich hier erst gar nicht an, weil die Übernahme in das Warenwirtschaftssystem erst erfolgt, wenn der Auftrag in trockenen Tüchern ist. „Dadurch sparen wir viel Bearbeitungszeit“, betont Chefin Monika Oldenburg.
Diesen Weg der Auftragsbearbeitung hat das Unternehmen vor zwei Jahren mit TopFact, einem DMS aus dem Softwarehaus pro effectus, verbunden. TopFact setzt an der wichtigsten Schnittstelle der Administration an: Sobald ein Auftrag bestätigt ist, werden die Daten in den Workflow eingespeist und stehen ab sofort jederzeit zur Verfügung – Voraussetzung für eine schnelle Bearbeitung und hohe Transparenz der betrieblichen Abläufe.
„Perfekte Lösung für Workflow“
Der Wunsch, die tägliche Papierflut besser in den Griff zu bekommen und die Verwaltung zu vereinfachen, entstand 2007 im Mitarbeiterkreis der Verwaltung. Über das Traunsteiner Softwarehaus Certus GmbH, welches das ERP-System im Betrieb eingeführt hatte, kam der Kontakt zu Detlev Eberhardt von pro effectus zustande. „Nach der Präsentation von TopFact war uns schnell klar, dass wir die perfekte Lösung für unser Problem gefunden hatten“, betont Marion Oldenburg. „Die Installation verlief vollkommen reibungslos“. Auch die Einbindung in das bestehende Warenwirtschaftssystem klappte ohne Probleme.
Schnellere Bearbeitungswege
Dank der Software hat der Betrieb die täglich zu bearbeitenden Doku-mente im Griff. Die rund 50 Angebotsanfragen pro Tag, die nach wie vor per Fax eintreffen, werden über das Modul Index verarbeitet. Zur Indizierung setzt es im vorhandenen Datenbestand an. Denn über 90 Prozent aller Belege kommen bei Oldenburg Kunststofftechnik von Geschäftspartnern, die im Unternehmen bekannt sind und in den Stammdaten bereitstehen. Das Modul Index verknüpft diese Daten über ein einfaches Barcodeverfahren mit dem aktuellen Papierbeleg. Das Modul Scan digitalisiert die Schriftstücke und übergibt die Ergebnisse an das Archiv und die Workflowclients. „Bei den vielen Angebotsanfragen verläuft die Weiterverarbeitung nun bedeutend schneller als früher“, zieht Marion Oldenburg Bilanz. Als entscheidenden Vorteil emp-findet sie die Möglichkeit, sofort auf wichtige Dokumente und Informationen zugreifen zu können. „Das lästige Suchen entfällt“, freut sie sich. Mittlerweile erfassen die zehn Mitarbeiter in der Verwaltung auch den sonstigen Schriftverkehr. „Unsere Ordnerablage beschränkt sich auf einzelne Fälle, unsere Papierberge sind deutlich geschrumpft“, erläutert sie die Vereinfachung. Sie versteht das Dokumenten-Management-System auch als Informationsplattform. Hier laufen mittlerweile alle wichtigen Fäden des Unternehmensalltags zusammen.
Komfortable Bedienung
Über 50.000 Belege haben die Mitarbeiter bereits mit TopFact bearbeitet – über 11.000 Einzelaufträge pro Jahr werden effizient abgewi-ckelt. Dass das Dokumenten-Management-System so reibungslos funktioniert, liegt, so Marion Oldenburg, an der bedienerfreundlichen Anwendung. Eine klar strukturierte Architektur der Software mit ver-ständlichen Regeln für die Nutzer, einfach zu bedienende „Werkzeuge“ und umfassende Funktionalitäten garantieren die leichte Handhabung. Mit der deutlich gestrafften Bearbeitungszeit geht auch eine höhere Transparenz der betrieblichen Abläufe einher. Jeder Mitarbeiter kann sich per Mausklick über den aktuellen Stand der Auftragsverarbeitung informieren – wichtiger Punkt in einem Unternehmen, das sich auf dem hart umkämpften Markt der Folienproduktion behaupten muss. „Mit TopFact stehen wir gut da. Wir würden das System jederzeit sofort wieder einführen“, lautet das Fazit von Heinz und Monika Oldenburg.
Zum Unternehmen pro effectus GmbH und TopFact
Das digitale Dokumenten-Management-System TopFact ist eine Entwicklung des oberbayerischen Softwarehauses pro effectus mit Sitz in Bad Endorf, Chiemsee. Der Dienstleister versteht sich als Unternehmensbegleiter für alle Fragen der digitalen Belegbearbeitung. Als Komplettanbieter berät pro effectus unter Leitung von Geschäftsführer Detlev Eberhardt Auftraggeber zu allen Fragen der digitalen Dokumentenverwaltung, setzt die individuellen Unternehmensziele in realisierbare technische Abläufe mit hoher Transparenz und Akzeptanz bei den Anwendern um. Das spezifische Know-how, das hinter TopFact steckt, bringen zehn qualifizierte Mitarbeiter ein: Sie kommen fast ausschließlich aus dem digitalen Archivumfeld und verfügen über jahrelange Erfahrung in der Vereinfachung und Standardisierung vielschichtiger Verwaltungsprozesse. Auf die Leistungen von TopFact vertrauen bundesweit mittlerweile 100 Anwender aus 35 verschiedenen Branchen – vom Handwerksbetrieb bis zum Mittelständler, von Freiberuflern bis zu Kommunen, von der Industrie bis zum Dienstleistungssektor. Installation und Vertrieb der Software erfolgt über Vertriebspartner.
Weitere Informationen:
pro effectus GmbH, Traunsteiner Straße 9, 83093 Bad Endorf
Tel: 08053-7959-19, Fax: 8053-7959-20
E-Mail: info@topfact.de, www.topfact.de
Presseagentur Dieterle + Partner, Agentur für Presse und Kommunikation Dagmar Dieterle
Haidenholzstraße 42, 83071 Stephanskirchen
Tel. 0 80 36/90 37-0, Fax 0 80 36/90 37-17
E-Mail: topfact@presseservice.net
Ein Beleg erleichtert unsere Arbeit. Vielen Dank! Oktober 2008
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So entstehen Folien aus Polyethylen (PE)
Foto: TopFact/Oldenburg Kunststofftechnik
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Seminar: Die Zukunft ist papierlos
Endorfer Softwarehersteller informiert über elektronische Belegverwaltung
Bad Endorf/Landkreis – Anfragen beantworten, Angebote erstellen, Rechnungen schreiben, Belege ausstellen, Verträge aussenden, Protokolle dokumentieren: Täglich müssen Organisationen, Handwerksbetriebe, Unternehmen - ob groß oder klein - Daten bearbeiten, sortieren, weiterleiten, archivieren. Das deutschlandweit aktive Endorfer Softwarehaus pro effectus gmbh hat ein Dokumentenmanagement-System entwickelt, mit dem der Alltag effizienter und übersichtlicher gestaltet werden kann. Erstmalig stellt das Unternehmen die Software jetzt im Raum Rosenheim vor. Interessenten aus Handwerk, Verwaltung, Einzelhandel und Organisationen können am Donnerstag, 25. September von 15.00 bis 17.30 Uhr die Software TopFact kennenlernen. Mit ihrer Hilfe können Papiere und Dokumente aller Art – vom Papierschriftverkehr bis zur E-Mail-Korrespondenz, von der Buchhaltung bis zur Terminverwaltung, von der Aktenübertragung bis zur Archivierung bearbeitet werden.
Das kostenlose Schnupperseminar unter Leitung von Detlev Eberhardt findet ab 15 Uhr in der Traunsteiner Straße 9,
Bad Endorf, statt. Es endet gegen 17.30 Uhr. Telefonische Anmeldung unter 08051- 7959-19 wird erbeten.
Zum Unternehmen pro effectus GmbH und TopFact
Das digitale Dokumenten-Management-System TopFact ist eine Ent-wicklung des oberbayerischen Softwarehauses pro effectus mit Sitz in Bad Endorf, Chiemsee. Der Dienstleister versteht sich als Unternehmensbegleiter für alle Fragen der digitalen Belegbearbeitung. Als Kom-plettanbieter berät pro effectus unter Leitung von Geschäftsführer Detlev Eberhardt Auftraggeber zu allen Fragen der digitalen Dokumentenverwaltung, setzt die individuellen Unternehmensziele in realisierbare technische Abläufe mit hoher Transparenz und Akzeptanz bei den Anwendern um. Das spezifische Know-how, das hinter TopFact steckt, bringen zehn qualifizierte Mitarbeiter ein: Sie kommen fast ausschließlich aus dem digitalen Archivumfeld und verfügen über jahrelange Erfahrung in der Vereinfachung und Standardisierung vielschichtiger Ver-waltungsprozesse. Auf die Leistungen von TopFact vertrauen bundesweit mittlerweile 100 Anwender aus 35 verschiedenen Branchen – vom Handwerksbetrieb bis zum Mittelständler, von Freiberuflern bis zu Kommunen, von der Industrie bis zum Dienstleistungssektor. Installation und Vertrieb der Software erfolgt über Vertriebspartner.
Weitere Informationen:
pro effectus GmbH, Traunsteiner Straße 9, 83093 Bad Endorf
Tel: 08053-7959-19, Fax: 8053-7959-20
E-Mail: info@topfact.de, www.topfact.de
Presseagentur Dieterle + Partner, Agentur für Presse und Kommunikation Dagmar Dieterle
Haidenholzstraße 42, 83071 Stephanskirchen
Tel. 0 80 36/90 37-0, Fax 0 80 36/90 37-17
E-Mail: topfact@presseservice.net
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TopFact für Banken zertifiziert
IT-Dienstleister Fiducia empfiehlt Einsatz in Banken
Bad Endorf/Karlsruhe – Einer der führenden IT-Anbieter für Finanzdienstleister in Deutschland, die Fiducia-Gruppe mit Hauptsitz in Karlsruhe, vertraut auf TopFact: Fiducia hat das Produkt MyWork für den Einsatz in Banken zertifiziert. Damit wird TopFact als Datenverwaltungsinstrument für alle Geldinstitute empfohlen, für die das Kompetenzzentrum Fiducia Großrechnertechnologien auf höchstem Sicherheitsniveau und IT-Lösungen wie das führende deutsche Banksystem agree mit über 800 Anwendern erarbeitet. Zu den Kunden von Fiducia, größter IT-Dienstleister im genossenschaftlichen Finanzverbund, gehören unter anderem die Volks- und Raiffeisenbanken sowie zahlreiche Privatbanken.
Zum Unternehmen pro effectus GmbH und TopFact
Das digitale Dokumenten-Management-System TopFact ist eine Entwicklung des oberbayerischen Softwarehauses pro effectus mit Sitz in Bad Endorf, Chiemsee. Der Dienstleister versteht sich als Unterneh-mensbegleiter für alle Fragen der digitalen Belegbearbeitung. Als Komplettanbieter berät pro effectus unter Leitung von Geschäftsführer Detlev Eberhardt Auftraggeber zu allen Fragen der digitalen Dokumentenverwaltung, setzt die individuellen Unternehmensziele in realisierbare technische Abläufe mit hoher Transparenz und Akzeptanz bei den Anwendern um. Das spezifische Know-how, das hinter TopFact steckt, bringen zehn qualifizierte Mitarbeiter ein: Sie kommen fast ausschließlich aus dem digitalen Archivumfeld und verfügen über jahrelange Erfahrung in der Vereinfachung und Standardisierung vielschichtiger Ver-waltungsprozesse. Auf die Leistungen von TopFact vertrauen bundesweit mittlerweile 100 Anwender aus 35 verschiedenen Branchen – vom Handwerksbetrieb bis zum Mittelständler, von Freiberuflern bis zu Kommunen, von der Industrie bis zum Dienstleistungssektor. Installation und Vertrieb der Software erfolgt über Vertriebspartner.
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pro effectus GmbH, Traunsteiner Straße 9, 83093 Bad Endorf
Tel: 08053-7959-19, Fax: 8053-7959-20
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Presseagentur Dieterle + Partner, Agentur für Presse und Kommunikation Dagmar Dieterle
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pro effectus/TopFact :
Papierbeleg adieu - Karriere ahoi
Endorfer Softwarehaus auf Fachmesse für Office-Managerinnen
Bad Endorf/Neuss – Das Bad Endorfer Softwarehaus pro effectus nimmt am 31. Oktober an Deutschlands einziger Karrieremesse für Sekretärinnen und Assistentinnen, der Fachausstellung „career@office“ in Neuss, teil. Die vom Fachorgan „working@office“ durchgeführte Messe stellt die neuesten Trends für effizientes Office-Management vor. Der angeschlossene Fachtag bietet zahlreiche Weiterbildungen mit namhaften Referenten. Pro effectus wird auf der Messe TopFact, ein Dokumenten-Management-System vorstellen. Das DMS-System der neuesten Generation digitalisiert die Belegbearbeitung als Dreh- und Angelpunkt der Verwaltungsvorgänge eines Betriebes, steuert und koordiniert alle unternehmensrelevanten Daten – vom Papier-Schriftverkehr bis zur E-Mail-Korrespondenz, von der Buchhaltung bis zur Terminverwaltung, von der Aktenübertragung bis zur Archivierung. Oberstes Ziel: mehr Transparenz und Effizienz im Büroalltag.
Zum Unternehmen pro effectus GmbH und TopFact
Das digitale Dokumenten-Management-System TopFact ist eine Entwicklung des oberbayerischen Softwarehauses pro effectus mit Sitz in Bad Endorf, Chiemsee. Der Dienstleister versteht sich als Unternehmensbegleiter für alle Fragen der digitalen Belegbearbeitung. Als Komplettanbieter berät pro effectus unter Leitung von Geschäftsführer Detlev Eberhardt Auftraggeber zu allen Fragen der digitalen Dokumenten-verwaltung, setzt die individuellen Unternehmensziele in realisierbare technische Abläufe mit hoher Transparenz und Akzeptanz bei den An-wendern um. Das spezifische Know-how, das hinter TopFact steckt, bringen zehn qualifizierte Mitarbeiter ein: Sie kommen fast ausschließlich aus dem digitalen Archivumfeld und verfügen über jahrelange Erfahrung in der Vereinfachung und Standardisierung vielschichtiger Verwaltungsprozesse. Auf die Leistungen von TopFact vertrauen bundesweit mittlerweile 100 Anwender aus 35 verschiedenen Branchen – vom Handwerksbetrieb bis zum Mittelständler, von Freiberuflern bis zu Kommunen, von der Industrie bis zum Dienstleistungssektor. Installation und Vertrieb der Software erfolgt über Vertriebspartner.
Weitere Informationen:
pro effectus GmbH, Traunsteiner Straße 9, 83093 Bad Endorf
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Presseagentur Dieterle + Partner, Agentur für Presse und Kommunikation Dagmar Dieterle
Haidenholzstraße 42, 83071 Stephanskirchen
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E-Mail: topfact@presseservice.net
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pro effectus GmbH/TopFact:
Papierbeleg war gestern!
Transparente Geschäftsabläufe durch effiziente Datenorganisation
Bad Endorf – Anfragen und Angebote, Rechnungen und Belege, Protokolle und Verträge, Schriftverkehr mit Geschäftspartnern und innerbetriebliche Kommunikation. Täglich ist eine Vielzahl von Dokumenten zu verwalten: vom kleinen Handwerksbetrieb bis zum mittelständischen Unternehmen. Mitentscheidend für den Geschäftserfolg ist ein schneller und zielgerichteter Zugriff auf Informationen. Effiziente Verwaltungsabläufe garantiert TopFact, ein Dokumenten-Management-System der neuesten Generation aus dem Softwarehaus pro effectus GmbH, Bad Endorf. TopFact digitalisiert die Belegbearbeitung als Dreh- und Angelpunkt der Verwaltungsvorgänge eines Betriebes, steuert und koordiniert alle unternehmensrelevanten Daten – vom Pa-pier-Schriftverkehr bis zur E-Mail-Korrespondenz, von der Buchhaltung bis zur Terminverwaltung, von der Aktenübertragung bis zur Archivierung.
Hohe Transparenz
Entscheidender Vorteil von TopFact: Die Software verknüpft Dokumente wie Belege und Rechnungen direkt mit unternehmensspezifischen Informationen, führt alle Daten zu einer Aufgabenstellung aus den verschiedenen Fachabteilungen eines Betriebes zusammen. Ein Termin, eine Bearbeitungsvorgabe, eine Rechnung, eine Aktennotiz: Der ein- und ausgehende Schriftverkehr wird dem jeweiligen Geschäftsprozess zugeordnet. Dadurch werden Abläufe im Unternehmen transparent dargestellt und sind jederzeit per Tastendruck virtuell abrufbar. Infor-mationen können nicht länger in unsichtbaren Kanälen versickern, betriebliche Prozesse sind nachvollziehbar. Davon profitiert nicht nur die Leitungsebene, die über ein wertvolles Informationssystem zur Erfolgskontrolle verfügt. Auch der einzelne Mitarbeiter kann schnell auf wichtige Daten zugreifen. Dezentrale Geschäftsstellen oder mobile Anwender sind über Internet oder Intranet eingebunden.
Bedienerfreundliche Anwendung
Dass die digitale Erfassung, Verwaltung und Bereitstellung von Doku-menten das Zeitalter der verstaubten Aktenberge längst abgelöst hat, ist eine Tatsache. Doch mit der Digitalisierung allein ist es nicht getan: Viele Dokumenten-Management-Systeme fassen lediglich Daten aus dem Büroalltag nach den üblichen Sortierungen zusammen, die früher zwischen Aktendeckel gepresst wurden. Oder übertragen das lästige Abheften auf den PC, wo nicht selten umständliche, bedienerunfreund-liche Erfassungswege die Verwaltungsarbeit kaum vereinfachen. Anders bei TopFact: Klare Regeln für die Anwender, einfach zu bedienende „Werkzeuge“ und umfassende Funktionalitäten straffen die Bearbei-tungswege deutlich - Rationalisierungseffekte, die sich dauerhaft auszahlen.
Modulare Architektur
TopFact verwaltet alle Daten digital in einem zentralen Dokumentenpool. Die Bedienung am Arbeitsplatz erfolgt über das Modul MyWork. Diese Schaltstelle für den Anwender stellt die Dokumente mit Aufgaben dar und bietet sie zur Bearbeitung an. MyWork dient außerdem als Informationsdrehscheibe: Hier laufen alle wichtigen Verwaltungsfäden zusammen, werden Verarbeitungsleitwege definiert, Korrespondenzen geordnet. Ein optimales Scannen des Schriftverkehrs übernimmt das Modul Index. Zur Indizierung setzt es im vorhandenen Datenbestand an. Denn über 90 Prozent aller Belege kommen von Debitoren, Kreditoren oder sonstigen Partnern, die im Unternehmen bekannt sind. Das Modul Index verknüpft über ein einfaches Barcodeverfahren diese Daten mit dem Papierbeleg. Für die Digitalisierung der Schriftstücke ist das Modul Scan verantwortlich, das die Ergebnisse auch an das Archiv übergibt. Das Modul Teamwork gestaltet ganze Verarbeitungsleitwege als Workflow und verteilt Aufgaben an Arbeitsgruppen oder Einzelpersonen. Die klar strukturierte Architektur der Software bietet außerdem zahlreiche Recherchefunktionen und bindet ERP-Vorgänge in der Wa-renwirtschaft sowie die renommierte Archivverwaltungssoftware Docu-Ware ein.
Zum Unternehmen pro effectus GmbH und TopFact
Das digitale Dokumenten-Management-System TopFact ist eine Entwicklung des oberbayerischen Softwarehauses pro effectus mit Sitz in Bad Endorf, Chiemsee. Der Dienstleister versteht sich als Unternehmensbegleiter für alle Fragen der digitalen Belegbearbeitung. Als Komplettanbieter berät pro effectus unter Leitung von Geschäftsführer Detlev Eberhardt Auftraggeber zu allen Fragen der digitalen Dokumenten-verwaltung, setzt die individuellen Unternehmensziele in realisierbare technische Abläufe mit hoher Transparenz und Akzeptanz bei den Anwendern um. Das spezifische Know-how, das hinter TopFact steckt, bringen zehn qualifizierte Mitarbeiter ein: Sie kommen fast ausschließlich aus dem digitalen Archivumfeld und verfügen über jahrelange Erfahrung in der Vereinfachung und Standardisierung vielschichtiger Ver-waltungsprozesse. Auf die Leistungen von TopFact vertrauen bundesweit mittlerweile 100 Anwender aus 35 verschiedenen Branchen – vom Handwerksbetrieb bis zum Mittelständler, von Freiberuflern bis zu Kommunen, von der Industrie bis zum Dienstleistungssektor. Installation und Vertrieb der Software erfolgt über Vertriebspartner.
Weitere Informationen:
pro effectus GmbH, Traunsteiner Straße 9, 83093 Bad Endorf
Tel: 08053-7959-19, Fax: 8053-7959-20
E-Mail: info@topfact.de, www.topfact.de
Presseagentur Dieterle + Partner, Agentur für Presse und Kommunikation Dagmar Dieterle
Haidenholzstraße 42, 83071 Stephanskirchen
Tel. 0 80 36/90 37-0, Fax 0 80 36/90 37-17
E-Mail: topfact@presseservice.net
Ein Beleg erleichtert unsere Arbeit. Vielen Dank! Juli 2008
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Dieterle + Partner/TopFact:
Dieterle + Partner übernimmt PR-Arbeit für pro effectus
Ziel: Software TopFact für digitales Dokumenten-Management bei Mittelstand positionieren
Stephanskirchen/Bad Endorf – Die Agentur Dieterle + Partner, Stephanskirchen bei Rosenheim hat die Kommunikationsarbeit für das Softwarehaus pro effectus GmbH, Bad Endorf übernommen. Im Mittelpunkt der Zusammenarbeit wird die Positionierung des Hauptproduktes von pro effectus, der Software TopFact für das digitale Dokumenten-Management (DMS), stehen. Im Fokus der Kommunikationsarbeit stehen mittelständische Unternehmen, Kommunen, Dienstleister und Handwerksbetriebe, die ihre Verwaltungsabläufe digitalisieren, straffen und rationalisieren wollen. Die vom zehnköpfigen pro effectus-Team unter Leitung von Geschäftsführer Detlev Eberhardt entwickelte Software TopFact garantiert eine hohe Transparenz der Geschäftsabläufe. 100 Kunden aus 35 Branchen in ganz Deutschland vertrauen bereits auf die DMS-Lösung. Pro effectus plant angesichts der guten Nachfrage ein weiteres kräftiges Wachstum. Dieterle + Partner mit über 20jähriger Erfahrung in der Kommunikationsbetreuung von Auftraggebern aus den Bereichen Organisation und Office (u.a. Avery Zweckform, Ahrend etc.) wird u.a. die Medienarbeit für TopFact aufbauen. Geplant sind außerdem Multiplikatorenveranstaltungen, Seminare und Trainings.
Weitere Informationen:
pro effectus GmbH, Traunsteiner Straße 9, 83093 Bad Endorf
Tel: 08053-7959-19, Fax: 8053-7959-20
E-Mail: info@topfact.de, www.topfact.de
Presseagentur Dieterle + Partner, Agentur für Presse und Kommunikation Dagmar Dieterle
Haidenholzstraße 42, 83071 Stephanskirchen
Tel. 0 80 36/90 37-0, Fax 0 80 36/90 37-17
E-Mail: topfact@presseservice.net
Ein Beleg erleichtert unsere Arbeit. Vielen Dank! Juni 2008
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pro effectus GmbH:
TopFact: Vom Papier-Beleg zum digitalen Dokumenten-Management
Software garantiert transparente Geschäftsabläufe durch effiziente Datenorganisation
Bad Endorf – Anfragen und Angebote, Rechnungen und Belege, Protokolle und Verträge, Schriftverkehr mit Geschäftspartnern und innerbetriebliche Kommunikation. Täglich ist eine Vielzahl von Dokumenten zu verwalten: vom kleinen Handwerksbetrieb bis zum mittelständischen Unternehmen. Mitentscheidend für den Geschäftserfolg ist ein schneller und zielgerichteter Zugriff auf Informationen. Effiziente Verwaltungsabläufe garantiert TopFact, ein Dokumenten-Management-System der neuesten Generation aus dem Softwarehaus pro effectus GmbH, Bad Endorf. TopFact digitalisiert die Belegbearbeitung als Dreh- und Angelpunkt der Verwaltungsvorgänge eines Betriebes, steuert und koordiniert alle unternehmensrelevanten Daten – vom Papier-Schriftverkehr bis zur E-Mail-Korrespondenz, von der Buchhaltung bis zur Terminverwaltung, von der Aktenübertragung bis zur Archivierung.
Hohe Transparenz
Entscheidender Vorteil von TopFact: Die Software verknüpft Dokumente wie Belege und Rechnungen direkt mit unternehmensspezifischen Informationen, führt alle Daten zu einer Aufgabenstellung aus den verschiedenen Fachabteilungen eines Betriebes zusammen. Ein Termin, eine Bearbeitungsvorgabe, eine Rechnung, eine Aktennotiz: Der ein- und ausgehende Schriftverkehr wird dem jeweiligen Geschäftsprozess zugeordnet. Dadurch werden Abläufe im Unternehmen transparent dargestellt und sind jederzeit per Tastendruck virtuell abrufbar. Informationen können nicht länger in unsichtbaren Kanälen versickern, betriebliche Prozesse sind nachvollziehbar. Davon profitiert nicht nur die Leitungsebene, die über ein wertvolles Informationssystem zur Erfolgskontrolle verfügt. Auch der einzelne Mitarbeiter kann schnell auf wichtige Daten zugreifen. Dezentrale Geschäftsstellen oder mobile Anwender sind über Internet oder Intranet eingebunden.
Bedienerfreundliche Anwendung
Dass die digitale Erfassung, Verwaltung und Bereitstellung von Dokumenten das Zeitalter der verstaubten Aktenberge längst abgelöst hat, ist eine Tatsache. Doch mit der Digitalisierung allein ist es nicht getan: Viele Dokumenten-Management-Systeme fassen lediglich Daten aus dem Büroalltag nach den üblichen Sortierungen zusammen, die früher zwischen Aktendeckel gepresst wurden. Oder übertragen das lästige Abheften auf den PC, wo nicht selten umständliche, bedienerunfreundliche Erfassungswege die Verwaltungsarbeit kaum vereinfachen. Anders bei TopFact: Klare Regeln für die Anwender, einfach zu bedienende „Werkzeuge“ und umfassende Funktionalitäten straffen die Bearbeitungswege deutlich - Rationalisierungseffekte, die sich dauerhaft auszahlen.
Modulare Architektur
TopFact verwaltet alle Daten digital in einem zentralen Dokumentenpool. Die Bedienung am Arbeitsplatz erfolgt über das Modul MyWork. Diese Schaltstelle für den Anwender stellt die Dokumente mit Aufgaben dar und bietet sie zur Bearbeitung an. MyWork dient außerdem als Informationsdrehscheibe: Hier laufen alle wichtigen Verwaltungsfäden zusammen, werden Verarbeitungsleitwege definiert, Korrespondenzen geordnet. Ein optimales Scannen des Schriftverkehrs übernimmt das Modul Index. Zur Indizierung setzt es im vorhandenen Datenbestand an. Denn über 90 Prozent aller Belege kommen von Debitoren, Kreditoren oder sonstigen Partnern, die im Unternehmen bekannt sind. Das Modul Index verknüpft über ein einfaches Barcodeverfahren diese Daten mit dem Papierbeleg. Für die Digitalisierung der Schriftstücke ist das Modul Scan verantwortlich, das die Ergebnisse auch an das Archiv übergibt. Das Modul Teamwork gestaltet ganze Verarbeitungsleitwege als Workflow und verteilt Aufgaben an Arbeitsgruppen oder Einzelpersonen. Die klar strukturierte Architektur der Software bietet außerdem zahlreiche Recherchefunktionen und bindet ERP-Vorgänge in der Wa-renwirtschaft sowie die renommierte Archivverwaltungssoftware Docu-Ware ein.
Zum Unternehmen pro effectus GmbH und TopFact
Das digitale Dokumenten-Management-System TopFact ist eine Entwicklung des oberbayerischen Softwarehauses pro effectus mit Sitz in Bad Endorf, Chiemsee. Der Dienstleister versteht sich als Unternehmensbegleiter für alle Fragen der digitalen Belegbearbeitung. Als Komplettanbieter berät pro effectus unter Leitung von Geschäftsführer Detlev Eberhardt Auftraggeber zu allen Fragen der digitalen Dokumentenverwaltung, setzt die individuellen Unternehmensziele in realisierbare technische Abläufe mit hoher Transparenz und Akzeptanz bei den Anwendern um. Das spezifische Know-how, das hinter TopFact steckt, bringen zehn qualifizierte Mitarbeiter ein: Sie kommen fast ausschließlich aus dem digitalen Archivumfeld und verfügen über jahrelange Erfahrung in der Vereinfachung und Standardisierung vielschichtiger Ver-waltungsprozesse. Auf die Leistungen von TopFact vertrauen bundesweit mittlerweile 100 Anwender aus 35 verschiedenen Branchen – vom Handwerksbetrieb bis zum Mittelständler, von Freiberuflern bis zu Kommunen, von der Industrie bis zum Dienstleistungssektor. Installation und Vertrieb der Software erfolgt über Vertriebspartner.
Weitere Informationen:
pro effectus GmbH, Traunsteiner Straße 9, 83093 Bad Endorf
Tel: 08053-7959-19, Fax: 8053-7959-20
E-Mail: info@topfact.de, www.topfact.de
Presseagentur Dieterle + Partner, Agentur für Presse und Kommunikation Dagmar Dieterle,
Haidenholzstraße 42, 83071 Stephanskirchen
Tel. 0 80 36/90 37-0, Fax 0 80 36/90 37-17
E-Mail: topfact@presseservice.net
Ein Beleg erleichtert unsere Arbeit. Vielen Dank! Juni 2008
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